Le module Initiations — Aide Kayakons

Proposer des séances de découverte au grand public, listées dans un annuaire national géolocalisé où l'on s'inscrit sans créer de compte.

Expérimental — Module en construction : des fonctionnalités peuvent manquer, changer ou dysfonctionner.

Ce module sort du club : il publie les séances d'initiation dans un annuaire national, sur initiations.kayakons.ovh, où n'importe qui cherche une séance près de chez lui et s'inscrit en ligne — sans compte, sans mot de passe.

Annuaire public des initiations — L'annuaire public : on cherche par ville ou par géolocalisation, et les clubs sont classés par distance avec leurs prochaines séances.

Pour le grand public#

Comment trouve-t-on une séance ?#

En autorisant la géolocalisation du navigateur, ou en saisissant une ville ou un code postal. Les clubs apparaissent classés par distance, avec leurs prochaines séances datées et leurs horaires récurrents.

La recherche par ville passe par la Base Adresse Nationale, un service public. La requête est faite par le serveur : votre adresse IP n'est pas transmise à ce service.

Faut-il créer un compte pour s'inscrire ?#

Non. On laisse un nom, une adresse e-mail, un téléphone facultatif et le nombre de personnes. Un e-mail de confirmation arrive, contenant un lien d'annulation.

Un commentaire libre est proposé, facultatif : ce que le club a besoin de savoir avant la séance et que les autres champs ne disent pas — l'âge d'un enfant qui accompagne, une personne qui ne sait pas nager. Aucune information de santé n'est demandée ; ce qu'on choisit d'y écrire est lu par les encadrants et effacé avec l'inscription.

Aucun créneau ne me convient, puis-je quand même être recontacté ?#

Si le club le propose, oui. Un bouton « Aucun créneau ne me convient, je souhaite être recontacté » apparaît sous la liste de ses séances : on y laisse un nom, une adresse e-mail, un téléphone facultatif et un message — ses disponibilités, ce qu'on cherche, qui l'on accompagne. Le club le reçoit et rappelle directement.

Tous les clubs ne l'activent pas, et c'est volontaire : le bouton engage à rappeler des gens. Un club qui n'a personne pour le faire préfère ne pas le proposer plutôt que de laisser des demandes sans réponse.

C'est une association qui répond, pas un service client : le délai dépend de ses bénévoles. Un accusé de réception confirme ce qui a été transmis.

Comment annule-t-on une inscription ?#

Avec le lien reçu dans l'e-mail de confirmation. Il fonctionne sans connexion et efface l'inscription immédiatement.

Combien de temps mes coordonnées sont-elles gardées ?#

90 jours après la date de la séance, puis elles sont effacées automatiquement. Le créneau, lui, est conservé — c'est l'historique de ce que le club a proposé, sans personne dedans.

Une demande de rappel suit la même durée, comptée depuis la demande et non depuis une séance — puisque justement aucune ne convenait. Elle est effacée que le club ait rappelé ou non, et il peut la supprimer plus tôt : c'est ce qu'il fera si vous le lui demandez.

Que se passe-t-il si la séance est annulée ?#

Vous êtes prévenu par e-mail. Vous avez confié vos coordonnées pour une séance précise : si elle n'a plus lieu, vous devez le savoir.

Les séances sont-elles gratuites ?#

Cela dépend du club. Le tarif par personne est affiché dans l'annuaire et rappelé au moment de l'inscription.

Pour le club#

Que faut-il pour apparaître dans l'annuaire ?#

Deux conditions, et la seconde surprend souvent :

activer le module ;
faire valider la fiche du club par un administrateur de la plateforme.

Activer le module ne suffit pas. L'annuaire est une vitrine nationale : chaque fiche est relue avant d'y figurer.

Que contient la fiche du club ?#

Un lieu de rendez-vous géolocalisé (c'est lui qui situe le club dans les résultats), une présentation, des informations pratiques (tarif, matériel fourni, tenue à prévoir, âge minimum), et des contacts publics — une adresse et un téléphone destinés au public, distincts des coordonnées des adhérents.

Écran d'administration des initiations — L'administration des initiations : la fiche publique, son état de validation, les créneaux, les personnes inscrites et les demandes de rappel — avec l'interrupteur qui propose « Aucun créneau ne me convient » aux visiteurs.

Quel est le cycle de validation ?#

brouillon → en attente → publiée
                      ↘ refusée (avec motif affiché au club)

Modifier une fiche déjà publiée la repasse en attente, comme une soumission neuve : le texte relu n'est pas celui qui serait alors en ligne.

Comment déclare-t-on les créneaux ?#

Deux formes, combinables :

un créneau récurrent — « le mercredi 14 h–16 h, d'avril à octobre » — qui génère automatiquement les séances datées ;
des séances isolées, pour une journée portes ouvertes ou un évènement ponctuel.

Chaque créneau porte une limite de places (0 = sans limite), un niveau, un âge minimum, et un tarif ou la gratuité.

Qui gère les inscrits ?#

Les porteurs du rôle Encadrants des initiations, et les administrateurs du club. Ils voient les personnes inscrites, pointent les présences, retirent une inscription, et reçoivent une notification à chaque nouvelle inscription.

Comment récupère-t-on les gens pour qui aucun créneau ne convient ?#

En activant les demandes de rappel dans l'onglet « Fiche publique ». Un bouton apparaît alors sous vos séances dans l'annuaire, et les messages laissés arrivent dans un onglet « Demandes de rappel » : les encadrants y voient qui reste à rappeler, marquent une demande traitée pour que personne ne rappelle deux fois, et peuvent l'effacer avant sa purge automatique. Chaque demande déclenche aussi un e-mail, qui en porte le message entier — pour qu'on puisse rappeler sans se connecter d'abord.

Le réglage est éteint par défaut, et à activer seulement si quelqu'un rappellera : une demande sans réponse est plus décevante qu'un bouton absent.

⚠️ Comme tout changement de la fiche publique, l'activer repasse une fiche déjà publiée en attente de validation. Prévoyez-le : votre club n'apparaît plus dans l'annuaire tant que la fiche n'est pas revalidée.

Comment sait-on qu'un créneau est complet ?#

L'annuaire affiche les places restantes et marque le créneau comme complet. Le contrôle est fait au moment de l'inscription : deux personnes qui valident en même temps ne peuvent pas dépasser la limite.

Quelles protections contre les abus ?#

Le formulaire est public, donc exposé. Plusieurs bornes s'appliquent : limitation par adresse IP, maximum de 5 inscriptions par heure et par adresse e-mail, dédoublonnage d'une même adresse sur un même créneau, et champ piège invisible.

La limite par adresse e-mail a une raison précise : chaque inscription déclenche un e-mail de confirmation vers l'adresse saisie. Sans cette borne, le formulaire pourrait servir à envoyer des messages non sollicités à quelqu'un d'autre.

Les demandes de rappel ont leurs propres bornes, plus serrées : trois par heure et par adresse e-mail — s'inscrire à plusieurs séances est banal, écrire trois fois par heure au même club ne l'est pas. Elles ne sont en revanche pas dédoublonnées : deux messages de la même personne portent deux contenus, et les refuser reviendrait à révéler qui a déjà écrit à qui.

Les inscrits sont-ils visibles depuis l'annuaire public ?#

Non, et pas seulement par réglage : le site public et le site du club sont servis par deux serveurs distincts, et la description technique d'un créneau côté public ne comporte aucun champ d'inscription. Il n'y a pas de champ à protéger, parce qu'il n'existe pas de ce côté.

L'inscription à un créneau d'une fiche non publiée est refusée elle aussi — connaître l'identifiant d'un créneau ne donne aucun accès.

Pourquoi ce module est-il « expérimental » ?#

Parce qu'il l'est : des fonctionnalités peuvent manquer ou changer. La frontière de sécurité entre le public et le club, elle, est le point le plus travaillé du module — c'est la partie qu'on ne peut pas se permettre d'ajuster après coup.