Les activités et l'agenda

Une activité, c'est une séance du club : une sortie, un entraînement, une assemblée générale. Elle a un type, une date, une durée, éventuellement un nombre de places, et des participations — la réponse de chaque adhérent.

Les trois vues de l'agenda#

Quelle est la différence entre agenda, calendrier et cartes ?#

Trois façons de regarder les mêmes activités. Chaque club choisit celle qui s'affiche par défaut ; chacun peut ensuite basculer.

L'agenda est la vue dense : une ligne par activité, une colonne par adhérent. On voit d'un coup qui vient à quoi, et on répond directement dans la grille.

Le calendrier est la vue mensuelle, pour se repérer dans le temps plutôt que dans les inscriptions.

Les cartes présentent les prochaines activités en grand, avec leur description — la vue la plus lisible sur téléphone et pour un nouvel adhérent.

Comment change-t-on la vue par défaut du club ?#

Dans Administration → Configuration du club. Le choix s'applique à tout le club ; chacun reste libre de basculer sur une autre vue.

Participer#

Comment je m'inscris à une séance ?#

En cliquant sur votre case dans l'agenda, ou depuis la page de l'activité. La réponse est enregistrée immédiatement — il n'y a pas de bouton « valider ».

Que veut dire « peut-être » ?#

Exactement ce qu'il dit : vous êtes intéressé sans pouvoir vous engager. C'est utile au coordinateur pour estimer l'affluence.

Un « peut-être » qui traîne déclenche une relance : le club peut vous demander de confirmer à l'approche de la séance.

Puis-je changer d'avis ?#

Oui, tant que les inscriptions sont ouvertes. Chaque changement est horodaté, et le coordinateur voit la date de votre dernière réponse.

Que se passe-t-il quand il n'y a plus de places ?#

Le nombre de places est indicatif dans l'interface : il informe, il n'interdit pas. C'est au coordinateur de l'activité de trancher, parce que le critère réel n'est presque jamais « premier arrivé » — c'est le nombre d'encadrants disponibles, le niveau requis, ou le nombre de bateaux adaptés.

Une activité déclarée sans limite (0 place) n'affiche aucun décompte.

Que veut dire une date de clôture des inscriptions ?#

Deux comportements possibles, choisis à la création de l'activité :

• clôture ferme : passé la date, plus personne ne peut modifier sa réponse. À utiliser quand la logistique se décide à ce moment-là (réservation d'un gîte, commande de repas) ;
• clôture indicative : la date est affichée et signalée comme passée, mais les réponses restent modifiables. À utiliser pour inciter sans bloquer.

C'est quoi, un type de participation « Encadrant » ou « Pilote » ?#

Un club peut définir ses propres réponses, en plus de oui / non / peut-être. Par exemple « Encadrant » ou « Pilote du minibus » : ce sont des façons de dire oui, qui précisent à quel titre on vient.

Certaines sont réservées : à ceux qui portent une étiquette donnée (seuls les encadrants peuvent répondre « Encadrant »), ou attribuables par le coordinateur seul. Voir Les adhérents et les étiquettes.

À quoi servent les commentaires et les sondages ?#

Chaque activité a un fil de discussion : organisation du covoiturage, précisions de dernière minute. On peut aussi y poser un sondage — « où mange-t-on ? » — avec des options et des votes visibles.

Organiser une activité#

Qui peut créer une activité ?#

Tout adhérent connecté. La personne qui la crée en devient coordinateur, et peut la modifier ou l'annuler.

Quelle différence entre annuler et supprimer une activité ?#

Annuler conserve l'activité, la marque comme annulée et prévient les inscrits avec le motif. C'est ce qu'il faut faire dans presque tous les cas : les personnes qui s'étaient inscrites doivent savoir que ça n'a pas lieu.

Une activité en brouillon n'est visible que de ses coordinateurs : c'est l'état d'une séance en préparation dont les détails ne sont pas arrêtés.

Comment déclarer une séance qui revient chaque semaine ?#

Avec une récurrence, dans Administration → Récurrences. On décrit le motif une fois — « le mardi à 20 h 30, 90 minutes, de septembre à juin » — et les séances sont créées automatiquement.

Jusqu'où à l'avance les séances récurrentes sont-elles créées ?#

Selon un nombre de semaines d'anticipation réglable par récurrence. Trois ou quatre semaines suffisent en général : assez pour que les gens s'inscrivent, pas assez pour encombrer l'agenda sur six mois.

Les séances sont générées progressivement par la plateforme, et la première comme la dernière séance de chaque période sont bien produites.

Peut-on modifier une seule séance d'une récurrence ?#

Oui. Une fois générée, une séance récurrente est une activité ordinaire : on peut en changer l'horaire, la description ou le coordinateur, ou l'annuler, sans toucher aux autres ni à la récurrence.

Une récurrence peut-elle avoir plusieurs périodes ?#

Oui — c'est fait pour : « de septembre à décembre, puis de janvier à juin » interrompt proprement la génération pendant les vacances, sans avoir à annuler les séances une par une.

Comment définit-on les types d'activité ?#

Dans Administration → Types d'activités : nom, icône, couleur, description et ordre d'affichage. Ce sont eux qui donnent leurs couleurs à l'agenda et qui servent de base aux préférences de notification.

Peut-on supprimer un type d'activité ?#

On l'archive plutôt : il n'est plus proposé à la création, mais les activités passées qui l'utilisent restent lisibles. Supprimer un type rendrait l'historique incompréhensible.